Arkistointikäytännöt eri maissa ovat hyvin paljon samanlaiset, joten vaikka tämä artikkeli on kirjoitettu lähinnä Yhdysvaltojen näkökulmasta, pätevät monet artikkelissa oleva asiat myös Suomeen. Teemme myös pienen katsauksen arkistoihin Suomessa.
Arkistot Suomessa
Suomessa arkistojen historia alkaa jo keskiajalla, sillä alueelle juurtuneen hengellisen ja maallisen vallan vakiintuminen merkitsi myös asiakirjamateriaalin syntyä.
Suomessa ei ennen vuotta 1816 ollut omaa keskusarkistoa, vain viranomaisten (hovioikeudet, lääninhallitukset ja tuomiokapituli) arkistoja. Ruotsin vallan aikana, vuoteen 1809 asti, kaikki keskeinen keskusarkistomateriaali siirrettiin Ruotsin keskusarkistoon. Sen jälkeen Venäjälle vuoteen 1816 asti, jolloin Senaatin arkisto perustettiin.
Autonomisen Suomen senaatin arkistoon kertyi runsaasti myös muuta asiakirja-aineistoa, sillä Haminan rauhan mukaisesti Ruotsista siirrettiin sinne arkistomateriaalia ja samoin tehtiin Pietarista niin sanotulle vanhan Suomen materiaalillelähde?. Vähitellen senaatin arkistosta muodostui Suomen keskusarkisto. Vuonna 1844 arkiston hoito annettiin historiantutkijan koulutuksen saaneelle henkilölle. Arkisto avattiin yleisön käyttöön 1859 ja kymmenen vuotta myöhemmin se sai Valtionarkiston nimen. Vuonna 1994 Valtionarkisto vaihtoi nimensä Kansallisarkistoksi.
Jo 1800-luvulta lähtien oli suunniteltu alueellisten maakunta-arkistojen perustamista. Toimeen ryhdyttiin vasta seuraavalla vuosisadalla, kun vuonna 1927 perustettiin Hämeenlinnan maakunta-arkisto.
Suomen arkistolaitoksen keskushallinnosta vastaa opetusministeriön alaisuudessa toimiva Kansallisarkisto. Kansallisarkiston alaisuudessa toimii seitsemän Maakunta-arkistoa:
Turun maakunta-arkisto
Mikkelin maakunta-arkisto
Hämeenlinnan maakunta-arkisto
Jyväskylän maakunta-arkisto
Joensuun maakunta-arkisto
Vaasan maakunta-arkisto
Oulun maakunta-arkisto
Ahvenanmaalla on oma arkistolaitoksensa, jonka tehtäviä ja toimintaa säätelee Ahvenanmaan maakunnan arkistolaki:
Ålands landskapsarkiv (suom. Ahvenanmaan maakunnanarkisto)
Puolustusministeriön ja ulkoministeriön hallinnonaloilla on omat päätearkistot:
Sota-arkisto
Ulkoministeriön arkisto
Oulun kaupunginarkisto
Lisäksi meillä on lukuisa joukko muita päätearkistoja:
Eduskunnan arkisto
Elinkeinoelämän keskusarkisto
Kansan Arkisto
Kunta-arkistot
Porvarillisen Työn Arkisto
Seurakuntien arkistot
Työväen Arkisto
Kulttuurialojen arkistoja:
Kansallinen audiovisuaalinen arkisto
Kansanrunousarkisto
Kuvataiteen keskusarkisto
Yleisradion äänilevystö
Ruotsin vallan ajan Suomen koskevia arkistoaineistoja on myös esimerkiksi Tukholman Krigsarkivetissa.
Muut yksityiset arkistot
Urho Kekkosen arkisto
Jos olet harrastanut sukututkimusta, olet todennäköisesti kuullut standardin mukaisista tiedoista kuten olennaiset tiedot, kirkonkirjat jne. Niistä voit löytää sukuhistoriaasi liittyviä tietoja.
Tässä artikkelissa tarkastelemme tietoja, joista et ehkä ole koskaan kuullutkaan – tietoja, joita saattaa usein löytyä esim. kirjastojen ja arkistojen takahuoneista ja jotka voivat auttaa täydentämään aukkopaikkoja sukusi historiassa. Tämäntyyppisiä tallenteita kutsutaan ”irrallisiksi tiedoiksi”.
Irralliset tiedot vs. sidotut tiedot
Suurin osa tuntemistasi tiedoista ovat sidottuja, toisin sanoen tietoja, jotka on sidottu suuriin niteisiin, jotta ne pysyisivät järjestyksessä. Irralliset tiedot sen sijaan ovat erillisiä, yksittäisiä asiakirjoja, joita ei ole sidottu niteeksi. Niitä voivat olla mm. lehtileikkeet, kirjeet, kuitit ja laskut, valokuvat ja sukuhistorialliset paperit.
Jos esimerkiksi löydät tuomioistuimen pöytäkirjat esi-isääsi koskevasta oikeudenkäynnistä, siinä ei välttämättä ole kaikki saatavilla oleva tieto. Jutun irtonaisilta pöytäkirjasivuilta voi löytyä kiehtovia yksityiskohtia.Miksi joitakin asiakirjoja säilytetään irrallisina? Joskus ne voivat olla lisäasiakirjoja, jotka eivät sisällön tai muodon puolesta sovi sidottuun niteeseen. Joskus ne ovat saattaneet löytyä odottamattomasta paikasta. Ihmiset esimerkiksi tykkäävät liimata irtonaisia paperilappuja kirjoihin kirjanmerkeiksi tai säilyttävät niitä kirjan sivujen välissä ihan muuten vain. Kerran löysin sidottuun niteeseen tungetun kirjeen, joka osoittautui surullisenkuuluisan sisällissodan aikaisen tarkka-ampujan John ”Jack” Hinsonin tuomioistuimelle kirjoittamaksi!
Monet sidotuista tiedoista on mikrofilmattu tai digitoitu, mutta suurinta osaa irrallisista ei. Sen vuoksi on usein matkustettava fyysiseen arkistoon ja pyydettävä haluttuja tietoja, jotta niitä voi tarkastella – mutta se on vaivan arvoista. Arkistonhoitajana työskennellessäni pääsen käsittelemään tällaisia tietoja päivittäin, ja törmään mitä ihmeellisimpiin asioihin. Olen löytänyt irrallisista tiedoista valtavasti uusia asioita omasta suvustani.
Eri tyyppisiä irrallisia tietoja
Pystykansiot
”Pystykansiot” ovat sukunimen tai aiheen mukaan luokiteltujen irtonaisten asiakirjojen sekamelska, joita säilytetään yleensä kaapeissa arkiston tutkimusalueella tai arkistovaraston takaosassa. Niitä säilytetään usein suljettujen ovien takana, ja sinun on pyydettävä niitä arkistonhoitajalta.
Pystykansiot voivat sisältää melkein mitä tahansa! Seuraavassa on joitakin esimerkkejä siitä, minkä tyyppisiä arkistoja voit löytää pystykansioista:
- Sanomalehtileikkeitä: Nämä ovat erityisen arvokkaita, koska ne saattavat sisältää mikrofilmatuista sanomalehdistä leikattuja juttuja. Sanomalehdet voivat sisältää paljon hyvää sukututkimustietoa: hääilmoituksia, palvelujen tai yritysten mainoksia, kuolinilmoituksia ja niin edelleen.
- Perhetietolomakkeita/lyhyitä sukututkimuksia: Kannustan usein sukututkijoita kirjoittamaan lyhyen sukuhistorian tai perhetietolomakkeen, jonka he voivat lahjoittaa paikallisarkistoon. Silloin sukusi henkilöitä etsivillä ihmisillä on mahdollisuus törmätä siihen ja ottaa sinuun yhteyttä. Tämä on matalan teknologian vastine MyHeritagen Smart Matching™ -ominaisuudelle!
- Liikeasiakirjat: Näitä voivat olla yrityksen kirjelomakkeet, laskut, kuitit tai minkä tahansa muunlaiset asiakirjat, joita käytetään yrityksen pyörittämisessä. Täältä voit löytää arvokasta tietoa perheyrityksistä.
- Valokuvat: Joskus arkistot luovat valokuvakokoelmia, mutta jos valokuvia on liian vähän tai ne ovat liian erilaisia yhtenäisen kokoelman luomiseksi, ne saatetaan lisätä pystykansioihin.
- Lahjoitetut ja jokapäiväisen elämän pienet asiakirjat: Tänne laitetaan arkistolle lahjoitettuja asioita – satunnaisia asiakirjoja, joita on löytynyt ullakolta tai kellarista. Niihin voi kuulua erilaisia todistuksia, kirjeitä, onnittelukortteja ja niin edelleen.
Käsikirjakokoelmat
Käsikirjakokoelmat ovat yksityishenkilöiden, yritysten ja organisaatioiden lahjoittamia asiakirjoja, tiedostoja, esineitä, valokuvia jne. sisältäviä kokoelmia. Nämä ovat periaatteessa samantyyppisiä kuin pystykansioissa olevat, mutta ne ovat osa kokoelmaa. Kanadassa ja muualla Yhdysvaltojen ulkopuolella niitä saatetaan kutsua myös nimellä ”fonds collections” tai ”special collections”. Ne on sijoitettu kansioihin ja laatikoihin.
Käsikirjakokoelmat ovat sukututkimusmaailman vähiten käytettyjä kokoelmia. Ne ymmärretään yleensä väärin, eivätkä ihmiset tiedä niiden olemassaolosta. Niitä digitoidaan vain harvoin, ja historiallisesti ne eivät vain kuulu niihin kokoelmatyyppeihin, joita sukututkijat käyttävät tutkimukseen. Mutta se on sääli, sillä ne sisältävät fantastisia tietoja.
Käsikirjakokoelman tärkein osa on ”hakuopas”: asiakirja, jonka arkistonhoitaja laatii kokoelmaa käsitellessään ja joka toimii eräänlaisena ”tiekarttana” kokoelmaan. Hakuoppaassa on tärkeää tietoa kokoelmasta ja kuvauksia siitä, mitä se sisältää.
Irralliset avioliittotiedot
Sukututkimuksessa yleensä käytetyt avioliittotiedot ovat sidottuja niteitä. Irralliset avioliittotiedot sisältävät avioliittotapahtumaan liittyviä lisäpapereita, jotka eivät ole osa sidottua nidettä ja jotka arkistoidaan erikseen. Niitä digitoidaan harvoin, eikä niitä yleensä löydy verkosta.
Irralliset avioliittotiedot voisivat olla esimerkiksi:
- Virkatodistukset
- Vanhempien lupakirjeet (alaikäisten morsiamien ja sulhasten osalta)
- Velkakirjat
- Verikoetulokset
Irralliset testamenttitiedot
Irralliset testamenttitiedot ovat tunnetuin irrallisten asiakirjojen tyyppi, ja oletkin saattanut nähdä niitä sukututkimuksesi aikana. Ne sisältävät vainajan testamenttiin liittyviä lisäpapereita, ja ne arkistoidaan yleensä erillään testamenttikirjoista ja muista sidotuista perukirjoitusasiakirjoista. Tiedoissa voi olla esim. irrallisia avioliittotietoja, jotka ovat vain harvoin saatavilla verkossa tai digitoidussa muodossa.
Irralliset testamenttitiedot voisivat olla esimerkiksi:
- Virkatodistukset
- Testamenttiin liittyvä kirjeenvaihto
- Laskut
- Kuitit
Irralliset oikeudenkäyntiasiakirjat
Irralliset oikeudenkäyntiasiakirjat ovat oikeudenkäynnin ”työpapereita”, jotka on yleensä koottu ja arkistoitu erillään sidotuista oikeudenkäyntiasiakirjojen niteistä. Niitä on upeaa lukea läpi, olipa kyseessä rikos- tai siviiliasia, sillä ne sisältävät paljon tietoa, jota ei löydy sidotuista niteistä. Kerran löysin oikeustapauspaketin, joka sisälsi oikean partaveitsen terän, jolla vastaaja oli uhkaillut kantajaa!
Irralliset oikeudenkäyntiasiakirjat voisivat olla esimerkiksi:
- Virkatodistukset
- Haasteet
- Todistajalausunnot
- Valokuvamateriaalit
Mistä irrallisia tietoja voi löytää
Nyt kun tiedät, mitä irralliset tiedot ovat ja mitä ne saattavat sisältää, sinua kiinnostaa varmaan tietää, mistä ja miten ne löytyvät.
Kuten mainitsin, useimmat irralliset tiedot löytyvät vain fyysisistä arkistoista – ja niitä säilytetään lähes aina takahuoneissa, joita me arkistonhoitajat kutsumme ”pinoiksi”. Sinun on kysyttävä arkistonhoitajalta, virkailijalta tai kirjastonhoitajalta heillä olevista irrallisista tiedoista. Joskus ainoa tapa tietää, mitä heillä on, on ottaa puhelin käteen ja soittaa tai matkustaa arkistoon ja puhumaan henkilökunnan kanssa.
Irralliset tiedot ovat kultakaivos sukututkijoille, ja suosittelen lämpimästi niistä kysymistä osana tehtävälistaa!
This article was adapted from a Facebook Live session by Melissa Barker. You can view the full lecture here.
