Jos olet niin onnekas, että sinulla on tallessa vanhoja kirjeitä, istut kultakaivoksen päällä. Kirjeiden kirjoittaminen on vähentynyt huomattavasti puhelimen, sähköpostin, tekstiviestien, Twitterin, Facebookin ja muiden modernien viestintätapojen tultua kuvioihin. Vanhat kirjeet sukututkimusdokumenttien kokoelmassasi tulisi säilyttää tuleville sukupolville. Ei ole väliä sillä, onko kirjeitä 100 vai 1, ne ovat tärkeä lisä sukusi historiaan.
Osa kokoelmasi kirjeistä saattaa olla kirjoitettu sota-aikaan. Ne ovat tärkeitä sukuhistoriasi lisäksi myös maailman historian kannalta; erityisesti, jos esi-isäsi kirjoitti kirjeissään itse sodasta. Rakkauskirjeet ovat hieno lähde sukututkimuksellesi; saat niistä tietoa siitä, kuinka esivanhempasi tapasivat ja rakastuivat. Osa suosikkikirjeistäni liittyy siirtolaisuuteen; eripuolille Yhdysvaltoja tai toiseen maahan siirtolaisiksi lähteneet perheenjäsenet ovat niitä kirjoittaneet. Heidän kokemustensa tallentaminen on erittäin tärkeää, jotta nämä tiedot eivät katoaisi.
Järjestys ennen kaikkea
Monilla sukututkijoilla on pinoittain kirjeitä; kenkälaatikot täynnä ja kumi- tai muulla nauhalla sidottuja kirjenippuja. Kirjeiden järjesteleminen auttaa hoitamaan sukututkimuslähteitä ja prosessin aikana saatat löytää sellaisia tietoja, joiden et tiennyt olevan olemassa.
- Järjestä kirjeet kronologisesti. Se on yksinkertaisin ja helpoin tapa aloittaa. Käytä kirjeen tai kirjekuoren päiväystä. Ole johdonmukainen ja käytä jompaakumpaa.
- Onko sinulla useiden suvun jäsenten kirjoittamia kirjeitä? Järjestä ne ensin sukunimen mukaan ja sitten kronologisesti sukunimittäin. Tämä on hyvä tapa, jos sinua huolettaa, löydätkö tietyn henkilön kirjeet nopeasti ja tehokkaasti.
- Jos sinulla on erilaisiin tapahtumiin liittyviä kirjeitä, voit järjestää ne ensin tapahtuman mukaan ja sitten kronologisesti. Esim. kaikki talvisotaan tai yliopisto-opiskeluun liittyvät kirjeet.
- Tärkeintä organisoinnissa on se, että tapa sopii sinulle. Ole sitten koko prosessin ajan johdonmukainen metodissasi.
Taita auki ja tasoita
Sen jälkeen kun olet päättänyt, mitä järjestelmää käytät, on aika keskittyä säilyttävään työhön tarkoittaen sitä, että toimitaan siten, että estetään kirjeiden paheneminen/heikkeneminen tai katoaminen.
Arkistonhoitajana saan sukututkijoilta usein saman kysymyksen: ”Jätänkö kirjeet kirjekuoriin vai otanko ne sieltä pois?” Vastaukseni on aina: ”Ota kirjeet pois kirjekuorista”.
Kirjeiden jättäminen kuorien sisälle tekee ajan mittaan paljon vahinkoa. Tärkein syy on se, että kirje otetaan usein pois kuoresta lukemista varten, mikä aiheuttaa vahinkoa. Kirjeen taitteet heikkenevät ajan myötä ja paperi saattaa repeytyä. Et varmaan halua sen tapahtuvan, joten seuraavassa muutamia asioita kotona säilytettäville kirjeille.
- Ota kirje pois kuoresta ja taita se auki. VAROITUS: Ole varovainen, ettet sotke kirjeitä ja kuoria. Ehdotan, että poistat kirjeen kuoresta, oikaiset ja tasoitat sen. Kiinnitä sitten kirje kuoreen muovisella paperiliittimellä. ÄLÄ KÄYTÄ KOSKAAN METALLISIA LIITTIMIÄ, ne vahingoittavat dokumentteja; saattavat ruostua ja tarttua kiinni paperiin.
- Jos kirje on ollut kauan kuoressa, se ei ehkä heti asetu tasaisesti. Aseta kirje puhtaalle kuivalle pinnalle kauas auringonvalosta, jossa se voi olla jonkin aikaa liikuttelematta. Laita kirjekuori mukaan, ettei se joudu hukkaan.
Kotelointi
Nyt kun kirjeesi on tasainen voit koteloida sen. Koteloimisen tarkoitus on suojata kirjeesi ja sen kuori käsittelynaikaisilta vahingoilta. Ihanteellista on, ellet käsittele kirjeitäsi kovin paljon. Koteloiminen auttaa myös estämään kirjeen pölyyntymisen tai likaantumisen.
- Sinun tulisi hankkia arkistokelpoisia happovapaita taskuja. Kirjeille soveltuvat materiaalit omaavat jo itsessään pitkän iän muuttumattomana ja ovat turvallisia. Kontaktimateriaalien on läpäistävä valokuva-aktiviteettitesti (PAT), joka tutkii eri materiaalien (paperi, pahvi, muovi, väriaineet, liimat yms.) soveltuvuuden kirjeiden säilytykseen. Näissä taskuissa käytettävä materiaali voi olla mylar, polyester tai plypropyleeni. Taskuja on saatavana eri kokoisina. Varmista, että koko on oikea ja kirjeen ympärille jää hiukan tilaa – et halua tunkea kirjettä taskuun ja toisaalta, jos tasku on liian suuri, pääsee kirje siellä liikkumaan.
- Muista laittaa kirje kuoren kanssa taskuun – et halua niitä eri paikkoihin.
- Kun kirje ja kuori ovat taskussa, huomaat heti, kuinka tasku sulkeutuu kirjeen ympärille tiukasti staattisen sähkön ansiosta. Se pitää taskun suljettuna ja suojaa kirjettäsi eikä se pääsee putoamaan taskusta.
Kun kirjeet on koteloitu, laita ne arkistokansioihin. Perheen kirjeet ovat ainutlaatuinen kokoelma arvokkaita ja korvaamattomia tietoja, jotka tulisi säilyttää tuleville sukupolville.
